El Archivo Histórico de la BUAP es el único en el mundo que cumple con la norma ISO 30301 sobre el sistema de gestión documental. Sin embargo, a la fecha la Universidad no cuenta con un Sistema Institucional de Archivos (SIA) para normar, regular y controlar la producción, circulación y acceso de la información documental. Por esta razón se presentó el proyecto en la Máxima Casa de Estudios en Puebla, cuyo objetivo es preservar su patrimonio histórico documental.

En el Aula Multimedia del Complejo Cultural Universitario, el Rector Alfonso Esparza Ortiz destacó que el SIA de la BUAP, iniciativa impulsada por el Archivo Histórico Universitario, permitirá optimizar el manejo de documentos de las dependencias, celeridad en la ejecución de trámites y preservar los acervos.

Tras descatar la importancia de este trabajo, informó que en primera instancia será implementado en las dependencias administrativas, donde se capacitará al personal sobre el correcto desempeño de los procesos que conformen al sistema, y posteriormente en las unidades académicas.

María del Pilar Pacheco Zamudio, directora del Archivo Histórico Universitario, señaló que el objetivo de este proyecto “es aplicar de forma homogénea la legislación y la normatividad archivística del manejo documental, en físico y electrónico, para asegurar su correcta utilización y favorecer la preservación del patrimonio histórico documental de la Universidad, además de fortalecer la rendición de cuentas”.

Esta iniciativa cumple con lo establecido por la Ley General de Archivos, que entrará en vigor a mediados de año, la cual establece en su artículo décimo que cada sujeto obligado, como las universidades públicas, es responsable de organizar y conservar sus archivos por medio de un SIA.

Pacheco Zamudio afirmó que en México se cuenta con una legislación que garantiza el acceso a la información para conocer los documentos que prueban el sano desempeño de las instituciones, así como políticas encaminadas al control y vigilancia sobre las acciones de los servidores públicos.

“Es por esto que las leyes en materia de transparencia y archivos están íntimamente relacionadas, ya que sin acervos ordenados e inventariados no sería posible garantizar el acceso a la información que se genera diariamente y que está sujeta a la normatividad y transparencia”.

La creación del SIA de la BUAP se realizará de marzo a noviembre, en cumplimiento a los tiempos establecidos por la Ley General de Archivos, para lo cual se creará una Coordinación General de Archivo, responsable de regular las acciones de los archivos activos, intermedios y de valor histórico.

Las diferentes etapas y acciones del proyecto incluyen el censo y diagnóstico del estado de la documentación física y electrónica de la BUAP, la adecuación de espacios, la creación de lineamientos internos, capacitación y un proceso de estructuración orgánica.

“En este esfuerzo será indispensable contar con la participación de los funcionarios de la administración central, para que brinden apoyo a cada una de las etapas del proyecto. Aspiramos a colocar a la BUAP a la vanguardia del manejo archivístico, no solo en acatamiento a la legislación correspondiente, sino para hacer del acervo documental un instrumento de planeación, seguimiento y transparencia, así como para resguardar su valor histórico”, subrayó Pacheco Zamudio.

Asimismo, se espera que a través de este trabajo la Universidad sea una entidad capaz de certificar competencias en esta área, no solo de su personal, sino también de personas externas.

Además del Archivo Histórico, en el proyecto del SIA también colaboran la Secretaría General y la Dirección General de Cómputo y Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la BUAP.